A la mayoría de las empresas pequeñas no les faltan ideas de automatización. Tienen una lista de veinte molestias y ninguna forma de elegir entre ellas, así que gana la queja que más se oye. Esa casi nunca es la tarea que más cuesta.
Este es un método de puntuación que puedes aplicar en una tarde, con una hoja de cálculo y las personas que hacen el trabajo.
#Arma la lista con quienes hacen el trabajo
No empieces en una sala de juntas con gerentes. Hazle a cada persona del equipo las mismas tres preguntas:
- ¿Qué copias, pegas o vuelves a escribir de un lugar a otro?
- ¿Qué haces con cierta periodicidad que alguien podría revisar en tu lugar?
- ¿Qué corriges a mano porque los datos llegaron mal?
Pide detalles: la tarea, quién la hace, cada cuánto y cuánto tarda una vuelta. Si alguien dice “reportes”, pregunta cuál reporte, de qué sistemas y para quién. Lo vago no se puede puntuar.
Habrá duplicados. Únelos. También saldrán tareas que dan pena (“vuelvo a teclear este PDF en una hoja de cálculo”). Esas suelen ser los mejores hallazgos.
#Puntúa cada tarea en cuatro factores
Califica cada tarea de 1 a 5 en cada uno de estos:
- Frecuencia. 1 es unas pocas veces al año, 5 es muchas veces al día.
- Tiempo por tarea. 1 es menos de un minuto, 5 es una hora o más.
- Costo del error. ¿Qué pasa cuando sale mal? 1 es encogerse de hombros, 5 es un cliente perdido, una factura equivocada o un problema de cumplimiento.
- Qué tan basada en reglas está. 1 significa que necesita criterio cada vez, 5 significa que una persona nueva podría seguir una lista de verificación escrita.
Multiplica los cuatro números. Las puntuaciones más altas son para el trabajo frecuente, lento, costoso si sale mal y predecible. Lo basado en reglas es el factor que la gente olvida y el que más pesa: el software es bueno siguiendo reglas y malo adivinando lo que quisiste decir.
#Un ejemplo resuelto (hipotético)
Imagina una distribuidora de 20 personas. Su equipo entrega cuatro tareas y el dueño las puntúa:
- Capturar en el sistema de contabilidad las órdenes de compra recibidas por correo: frecuencia 5, tiempo 3, costo del error 4, basada en reglas 4. Puntuación: 240.
- Armar el reporte mensual de ventas con tres hojas de cálculo: 2, 4, 3, 5. Puntuación: 120.
- Responder preguntas sobre cotizaciones a medida: 4, 3, 5, 1. Puntuación: 60.
- Crear cuentas para empleados nuevos: 1, 3, 2, 5. Puntuación: 30.
Las órdenes de compra van primero. Ocurren todo el día, un error de captura se convierte en un envío equivocado y el formato es predecible. El reporte es un buen segundo lugar. Las cotizaciones a medida puntúan bajo porque cada una requiere criterio, aunque se sientan urgentes. Las cuentas de empleados nuevos siguen reglas, pero son poco frecuentes, así que el beneficio es pequeño.
Estas cifras son inventadas para mostrar el método. Usa las tuyas.
#Empieza con trabajo interno y aburrido
Tu primer proyecto debería ser interno, repetitivo y de poco drama: mover datos entre sistemas, enviar recordatorios, armar reportes, verificar que dos registros coincidan. Por tres razones:
- Los usuarios son tu propio equipo. Te dirán rápido cuando algo falle, y nadie fuera de la empresa ve un error.
- Las reglas ya se conocen. Alguien de tu equipo puede explicar exactamente qué hace hoy.
- Un logro genera confianza. Un equipo que ve desaparecer una tarea tediosa te dará mejores ideas para el segundo proyecto.
La automatización de cara al cliente puede valer la pena, pero hazla después de tener una idea de cómo se comportan estos sistemas. Si un agente de IA está en tu lista, dónde la IA realmente da resultados en un negocio pequeño explica cómo distinguir las oportunidades reales de las que solo brillan.
#Qué dejar manual
Hay trabajo que debe quedarse con personas, aunque puntúe de forma moderada:
- Tareas que requieren criterio o una relación, como negociar un precio o calmar a un cliente molesto.
- Tareas que cambian seguido. Si el proceso se reescribe cada trimestre, pagarás por reconstruir la automatización cada vez. Estabiliza primero el proceso.
- Tareas poco frecuentes con alto costo de puesta en marcha. Una tarea que se hace dos veces al año casi nunca justifica construir algo.
- Todo lo que nadie entiende todavía. Automatizar un proceso confuso solo vuelve más rápida la confusión.
Un buen punto medio para las zonas grises es la automatización parcial: que el sistema prepare el borrador, traiga los datos o señale las excepciones, y que una persona apruebe el resultado.
#Convierte la mejor puntuación en un plan
Toma la tarea con la puntuación más alta y escribe una página: qué la dispara, cuáles son las entradas, cómo se ve el resultado correcto, qué casos son excepciones y quién los atiende. Nuestra hoja de mapeo de procesos te da un formato para eso.
Si quieres una segunda opinión sobre tu lista, puedes agendar una llamada de 30 minutos con un ingeniero. Trae la lista con puntuaciones y te diremos qué construiríamos primero y qué dejaríamos como está.
